いつもお世話になっています。
当方はGmailをメールソフトとして使い、独ドメのメールを送受信しています。
Thunderbird等のメールソフトには、受信後●日経過後にサーバーから削除という機能がありますが、Gmailにはなく、今見たら全て合わせて4GBほどのメールデータがサーバーに残っていました。
一部のメールが、これが原因で受信できなくなっており、今回の件が発覚しました。

今後もGmailは使っていきたいのですが、今回のようなことが起こるのは予防したいです。

可能ならサーバーには残し、自動的に1年後に削除する、といった設定がしたいのですが、何か方法はないでしょうか。
もしくは、サーバーに残さない設定にした場合のデメリットを教えていただきたいです。

当方の環境としては、各社員に個別のgmailアカウントと独ドメメアドがあります。
それとは別に、全社員が見る独ドメメアド（info@等）があります。
また、スマホのGmailアプリでもメールを確認します。

何かスッキリ解決する方法があればご教授いただきたいです。
よろしくお願いします。