お世話になっております。

https://item.rakuten.co.jp/SHOP-URL/ITEM-URL/ITEM-URL/
を真似して実施したいとすると
業務の流れとしては、
メールでお客さんからのレビューがありましたという
連絡が届く
→フォルダ分けなどして見逃しないようにする
→お送りするクーポンのURLをRMSのメールなどから注文番号で検索した上で
お客さんを特定した上でメールを送る

という流れになりますでしょうか？

自動的に送るツールやそのほか作業効率をあげる流れなどありましたらご教示いただけましたら幸いです。ご確認ください。
よろしくお願いします。