RMSの注文情報→顧客に問い合わせ　の利用について質問です。

お客様とのラリーや複数回の連絡が必要な情報などはこちら（添付画像参照）でやりとりをすることが多いのですが。
（連絡１回目「商品発送の遅延連絡」２回目「発送後の情報提供」など）

実際にメッセージを送信する際に、「発送通知等で用いることは禁止します」旨の警告が表示されます。
一方、連絡理由については「発送の確認・連絡」というプルダウンが用意されており、どこまでの連絡が許容されるのか整理出来かねている状況です。

別途メールでの連絡という手段もありますが、既読・未読の確認が難しく、
御社のSMSツールも連続したやり取りでの運用はなかなか難しいかなと感じております。
（インフォレベルの情報の場合は、SMSツール非常に活用させていただいております。非常に使いやすく助かっております）

つきましては、記録が残り、お客様も確認しやすい問い合わせツールを上述の特異ケースにおいてのみ
運用することはできれば非常に助かるかなと思っております。

そこで、以下の2点についてご教示ください。

①上記のような、再発送や発送遅延といった特異なケースに限り、お客様との発送に関する連絡のために
本問い合わせツールを使用することは、利用規約違反に該当するのでしょうか。
②もし規約違反に該当する場合、発送に関して複数回のやり取りが必要となる状況において、他に推奨される効率的な連絡手段はございますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。