弊社では昨年まで、午後2時までのご注文は即日発送しておりました。
Amazonのプライムの自社発送の時間もあり、2時と規定しておりました。
発送方法は主にネコポスを使用しており、到着までも早くがんばっている方だと思っていました。

お客様にとってはいいサービスだと思うのですが、
いろいろと問題が出てきました。

代表の私以外に、同い年（40歳）の社員一人とアルバイト3名です。

社員が腰痛が悪化し、1カ月ほど休職する可能性があります。

社員は主に受注処理を担当しておりましたが、
先週より私が受注処理をできるように勉強しております。


しかし、あまりにも複雑な条件が多すぎて困っております。
私自身は1週間勉強すれば習得できると思います。
それは、現在使っている受注システム（助ネコ）を導入した際に
ルールを決めたのは私なので、ある程度の仕組みが理解できているからです。

今までの受注も私がルールを決めて社員に提供していました。

しかし現在は、私が決めたルールを社員なりに工夫している状況で、
それがかなり複雑になってしまっております。
かといって、そのルールが無駄ではなく、きちんと理にかなっております。


ルールを決めてきた私ですら理解するのに時間がかかりそうなものなのに、
もしも社員が復帰できずに新たな社員を迎えることになった場合、
受注処理を新入社員が理解できるのかととても不安になりました。

楽天、ヤフーショッピング、WOWMA、Amazonで出品しております。

出来る限り発送方法を絞り込んでおります。
ネコポス、レターパックプラス、代引き(定形外）のみです。

受注処理システムは各モールを一括で管理できるのが利点ですが、
イレギュラーが発生すると非常に手間がかかります。

なぜこんなに複雑な状況になってしまったのか、
単純に注文が入った商品を発送すれば良いだけなのに、
なぜこんなに苦労しなければならないのか。

アルバイトの人に分担できるような内容ではないと思います。

長くなってしまいましたが、
１・不測の事態で欠員が出た際の受注処理を誰がやるのか
２・バックアップ要員が少ない場合のリスクの回避

上記の問題を解決したいです。


１については私自身が受注システムを完全にマスターすることが大前提です。
ものすごく仕組みを理解している社員を雇うという手段は最終手段だと思いますが、それ以外にいい方法がないか考えています。
自社発送をやめることも選択肢だと思いますが、客単価2000円以下で、1000円以下の商品を結構多く扱っている弊社にとってはRSLなどはあまり魅力に感じておりません。

２について、仮に受注処理が欠員が出たことで追いつかなくなった際に
即日発送をしていると遅延になり悪影響が発生すると思います。

よって、発送のタイミングを１～２日にすることを検討しています。
今年からは、午後2時までの当日発送だったのを、午前9時までにしていますが、
現時点では売り上げに影響はしていないように思います。

単価が安くネコポスという到着が早い発送方法を使用しているので、これを
さらに遅く発送しても問題はなさそうに思うのですが、いかがでしょうか？
同業大手はかなり遅いタイミングで発送しているようです。

遅いと見せかけて早く届いた際に、発送が早かったといういいレビューが付くような気もしています。


今回は発送のタイミングを変えることについてはおそらく問題ないと思っていますが、
受注処理の複雑さを特に問題と考えております。

この2点について、何かアドバイスを頂けると助かります。
長文になり申し訳ございません。

どうぞよろしくお願い致します。