配送についての質問です

ゆうパックを発送に使っているのですが
お客さんが一度日時指定をしたものを早めたい！と電話や問い合わせをしてくることが
まれにあって、そうすると

お客さんが当社に連絡→当社で郵便局に確認→お客さんに再度連絡

という非常に面倒くさいことになります。
お客さんが郵便局に直接連絡してくれればよいのですが、
お客さんが連絡すると何故か郵便局からは当社の了解を取るよう伝えられるそうで
業務の無駄が多いです

『一度配達されて不在票が入ったものはお客さん側で日時の変更できるけど、
日時指定があってまだお客さんに配達されていない郵便物
の日時変更をする場合はメチャクチャ面倒くさいから
変更の可能性がある場合は日時指定をそもそもするな。』


というようなアナウンスをしたいのですが、説明がクドくなってしまって
なかなかキレイに伝えることが難しいです。


これらをキレイに解決している事例などがあれば
教えていただきたいです