いつもお世話になり大変助かっています。

Amazonでの注文数が多いため、発送予定の返信、組合せできるセットでのカスタマイズのやり取りに合理化をできないか教えていただけるでしょうか。
まず、困っているのが楽市でしたら注文を確定するまでの間に希望、要望を書き込める欄がありますが、
Amazonではそのカスタマイズ、要望欄が慣れていない方には分からないようで注文だけが来てしまいます。
やり取りが受注後に1回楽市より増えてしまいます。説明文にも徹底してるのですが読んでくれていません。
具体的には注文後にメールでカスタマイズのお願いメールを流して回答を待つという作業が起こります。注文時に変更、要望連絡が届くという方法はありますか？

基本的には注文が多いため処理に手間取っているのですが、忙しいお店ではどのように作業しているのでしょうか。
発送予定の連絡もしているのですが、発送後の連絡だけでもいいのでしょうか？

毎日の行程:受注→注文をエクセルに書き込む(ここまでは慣れているので問題なし)
→カスタマイズ確認の為、購入者のメッセージ閲覧し返信→要望連絡ない方にお願いメール→カスタマイズ確認の為、購入者のメッセージ再度閲覧
→発送予定日の連絡→発送作業→発送通知で完了です。
毎日の終了時間が24時位になり健康上でも良くないです…何かいい方法の事例があれば教えて下さい。